Persondata i Børnesagens Fællesråd (BF)

 

Denne vejledning gælder Børnesagens Fællesråd (BF), Juleindsamlingen v/Børnesagens Fællesråd og Børnesagens Fællesråds Brevkasse, CVR nr. 23190419 og Børnesagens Fællesråds Hjælpefond, CVR nr. 53527612.

 

Data i Børnesagens Fællesråd

Alle, der skriver til BF på mail, skriver på en ikke-krypteret mail, og man skriver på eget ansvar.

Alle persondata behandles fortroligt.

Medarbejdere har tavshedspligt, som er gældende ud over ansættelsen.

Alle persondata beskyttes ved fortrolig opbevaring.

 

Ansættelsesdata

Ansættelsesdata opbevares elektronisk og i arkivmappe under ansættelsen.

Ved ansættelsens ophør inkluderes en tidligere medarbejder i en elektronisk liste over tidligere ansatte i BF.

 

Stipendier i Børnesagens Fællesråd

BF har flg. stipendier:

Konfirmationsstipendier, aktivitetsstipendier, fritidsstipendier, uddannelsesstipendier og julestipendier.

Stipendier skal søges via en ansøgningsformular på jotform.com, der er en lukket, sikret portal.

Alle, der ansøger elektronisk om et stipendium i BF, oplyses om, at persondata opbevares fortroligt og slettes som angivet.

Hvis BF modtager papiransøgninger og ansøgninger pr. mails, henvises ansøgerne til at søge konkrete stipendier elektronisk, hvor efter materialet slettes.

 

Behandling af personfølsomme data i BF

Ansøgerne afgør selv, hvilke personfølsomme data de videregiver, når de ansøger på BFs ansøgningsskema.

Alle oplysninger opbevares i jotform.com og eksporteres til internt brug til Excel ark. De lægges på eksterne harddisks, der opbevares i pengeskab.

BFs anonyme Brevkasse har sin egen mail og administreres efter aftale med en af BFs medarbejdere. Alle indkomne mails videresendes til Brevkassens redaktør, som på samme vis sender et svar tilbage. Alle indkomne mails og afsendte mails vedr. BFs Brevkasse opbevares og slettes efter max. 30 dage.

BFs Brevkasseredaktør opbevarer evt. spørgsmål og svar i en printet, aflåst udgave.
Alle mails hos Brevkasseredaktøren vedr. spørgsmål og svar opbevares og slettes hos denne efter max 30 dage.

 

Brug af data

Alle data behandles fortroligt.

Data bruges i sagsbehandlingen med henblik på at vurdere, om en ansøger falder inden for BFs kriterier for uddeling af et stipendium.

Data bruges til anonyme statistikker.

Data bruges til information og i kampagner i anonymiseret form.

Data bruges, når BF henvender sig til ansøgere, der kan modtage en gave eller en gratis event.

Data anvendes, når BF tager kontakt med en ansøger, der har tilkendegivet, at de kan kontaktes.

Data bruges endvidere, hvis evt. studerende henvender sig, vedr. empiri til Bacheloropgave eller Speciale, og der forudgående er underskrevet en anerkendt aftale indeholdende datahåndtering og  tavshedspligt.

 

Samtykke

Ansøgerne afgiver samtykke, når de indvilger i at ansøge hos BF. Det fremgår af hvert elektronisk ansøgningsskema, hvad de giver samtykke til.

 

Sletning af data

Alle data opbevares sikkert og utilgængeligt for andre end sagsbehandlere i BF og bestyrelsen i BF vedr. stipendier.

Data slettes efterhånden.

Data opbevares fortroligt, og længden af opbevaring kan variere.

Data slettes fremover som angivet i de enkelte ansøgningsskemaer.

 

Registreredes rettigheder

Ansøgere kan henvende sig med henblik på sletning af data, og BF vil sørge for sletning efter anonymisering til brug for statistik.

 

Børnesagens Fællesråds Hjælpefond

Alle data vedr. Børnesagens Fællesråds Hjælpefond er af finansiel art.

 

Databehandlingsaftale

BF har indgået en databehandlingsaftale med IT firmaet IT Relation.

 

Opfølgning og revision af Persondata i Børnesagens Fællesråd

Denne politik for persondata i BF følges op og revideres hvert år i januar måned.

 

 

Rammerne for ”Persondata i Børnesagens Fællesråd” er godkendt i Børnesagens Fællesråds bestyrelse den 13. april 2018